En vigtig del af enhver ejer eller andelsboligforenings struktur er bestyrelsen, der er ansvarlig for at træffe beslutninger og administrere fællesanliggender. Men hvad sker der, når ingen vil stille op til bestyrelsen? Dette kan have alvorlige konsekvenser for foreningen, dens medlemmer og i sidste ende også ejendommens værdi.

Nedenfor beskrives nogle af de potentielle konsekvenser af en bestyrelsesmangel samt mulige løsninger på problemet.

Konsekvenser af bestyrelsesmangel

Administrativt kaos: Uden en aktiv bestyrelse kan ejer- eller andelsboligforeningen have svært ved at administrere de daglige aktiviteter. Dette kan føre til forsinkede beslutninger og utilstrækkelig opfølgning på vigtige spørgsmål om f.eks. husorden osv., men kan også have mere vidtrækkende konsekvenser, da ejendomsadministrator, banker og øvrige samarbejdspartnere kan blive forhindret i udførelsen de daglige aktiviteter grundet manglende formelle godkendelser (da fx tegningsret ikke kan opfyldes).

Manglende vedligeholdelse: Ejer- og andelsboligforeninger er ansvarlige for vedligeholdelse af fællesområder og faciliteter. Uden en bestyrelse kan nødvendig vedligeholdelse blive forsømt, hvilket kan resultere i forringet ejendomsværdi og utilfredse ejere/beboere.

Lovmæssige konsekvenser: En ejerforening er underlagt love og regler, der skal overholdes. Manglende opfyldelse af disse forpligtelser kan føre til juridiske problemer, som kan medføre bøder eller andre retslige konsekvenser.

Forsikringsproblemer: En inaktiv bestyrelse kan også have indflydelse på ejer- eller andelsboligforeningens forsikringsdækning. Forsikringsselskaber kan kræve, at der er en fungerende bestyrelse for at opretholde forsikringsdækningen. Endvidere kan det medføre, at ingen bestyrelse får taget initiativ til at anmelde forsikringsskader til administrator eller forsikringsselskab, og dermed bliver skaderne ikke genoprettet eller belaster foreningen økonomisk.

Svært ved at træffe beslutninger: Uden en bestyrelse kan det være svært at træffe vigtige beslutninger vedrørende budgetter, vedligeholdelse og andre emner, der påvirker ejerforeningen som helhed.

Eventuelle løsninger på bestyrelsesmangel

Det er vidt forskelligt fra forening til forening, om der er mange medlemmer, der byder ind for at deltage aktivt i bestyrelsesarbejde, eller om det er en årlig stirrekonkurrence indtil nogen giver efter. Men som det fremgår ovenfor, kan det have vidtrækkende konsekvenser, hvis foreningen står uden bestyrelse. Nedenfor ses en række tiltag, der kan overvejes at tages i brug, såfremt det opleves svært eller håbløst at få sammensat en fungerende bestyrelse.

Opfordring til  medlemmerne: Start med at opfordre medlemmerne til at overveje at stille op til bestyrelsen. Kommunikér de potentielle konsekvenser af en bestyrelsesmangel og fremhæv vigtigheden af at bidrage til ejer- eller andelsboligforeningens trivsel.

Samarbejd med en professionel: Det er en enorm lettelse i bestyrelsesarbejdet, at der samarbejdes med en professionel ejendomsadministrator eller et ejendomsforvaltningsfirma til at håndtere ejer- eller andelsboligforeningens opgaver i det daglige. Alt efter aftalens omfang kan dette være med til at begrænse bestyrelsens arbejdsbyrde betydeligt, så bestyrelsesarbejdet primært består i at være beslutningstagere og ikke dermed ikke udførende.

Økonomisk kompensation: At tilbyde økonomisk kompensation til bestyrelsesmedlemmerne kan være en effektiv måde at tiltrække frivillige til at stille op til bestyrelsen. Dette kan tage form af et mindre honorar eller et årligt stipendium for deres tjenester. Det er vigtigt at fastlægge klare retningslinjer for, hvordan kompensationen fungerer, og hvor den finansieres fra (f.eks. ejerforeningens budget). Det er dog ikke altid simpelt, idet foreningen skal sørge for at der er mulighed herfor i vedtægterne, og det kan derfor kræve en vedtægtsændring. Endvidere skal foreningen naturligvis tage stilling til rollen som “arbejdsgiver” og alle de forpligtelser, det medfører i forhold til registrering ved SKAT, forsikringer, administrative omkostninger m.m. (Se i øvrigt denne artikel om dette emne her Artikel: Betaling-for-bestyrelsesarbejde )

Turnusordning: En turnusordning involverer, at forskellige medlemmer på skift tager ansvar for bestyrelsens opgaver i en begrænset periode, typisk et år eller to. Dette kan være en mere overkommelig måde at involvere flere medlemmer på uden at kræve en permanent forpligtelse. Det er vigtigt at have en klar plan og opfølgning for at sikre kontinuitet og effektiv drift.

Ansættelse af eksterne bestyrelsesmedlemmer: At ansætte en ekstern bestyrelse eller forretningsfører er en løsning, der kan give kontinuitet og ekspertise i ejerforeningens ledelse, men må forventes at være en meget dyr løsning, da det både vil omfatte arbejde og formelt ansvar. En ekstern forretningsfører kan tage sig af bestyrelsens opgaver, økonomistyring og vedligeholdelseskoordinering. Det kan være en god løsning, især hvis medlemmerne ikke har tid eller kompetencerne til at udføre disse opgaver selv. Det er dog vigtigt at budgettere for omkostningerne ved at ansætte en ekstern forretningsfører, ligesom det typisk kræver en vedtægtsændring.

 

Øvrige vigtige aspekter for at bevare en god bestyrelse

Respekt for frivilligt arbejde: Foreningens medlemmerne bør forstå, at bestyrelsen består af frivillige, der bruger deres fritid til at håndtere ejer- eller andelsboligforeningens anliggender. Det kræver tid og engagement at udføre bestyrelsens opgaver, og medlemmerne bør anerkende og respektere denne indsats.

Klare forventninger: Det er vigtigt, at der er klare forventninger og grænser for, hvad bestyrelsen kan gøre. Bestyrelsen bør ikke betragtes som en gruppe, der kan pålægges vilkårlige opgaver uden for deres ansvarsområde. De bør i stedet fokusere på de opgaver, der er fastlagt i ejerforeningens vedtægter og regelsæt og kan med eksterne partnere, såsom professionelle ejendomsadministratorer, begrænse en stor del af arbejdet til beslutningstagning.

Kommunikation: Åben og respektfuld kommunikation mellem medlemmer og bestyrelse er afgørende. Medlemmerne bør opfordres til at komme med forslag, feedback og bekymringer på en konstruktiv måde, og bestyrelsen bør lytte og reagere hensigtsmæssigt.

Taknemmelighed og anerkendelse: Det er en god praksis at vise taknemmelighed og anerkendelse over for bestyrelsesmedlemmer for deres arbejde. Dette kan gøres ved at sige tak, anerkende deres indsats ved generalforsamlinger eller ved at tilbyde sin assistance i det daglige, på foreningens arbejdsdage, bidrage til at arrangere sociale arrangementer osv. Det behøver ikke altid være bestyrelsen, der har ansvaret for initiativer i foreningen.

Respekt for grænser: Bestyrelsen bør have mulighed for at sige nej til opgaver, der ligger uden for deres mandat eller evner. Medlemmerne bør forstå og acceptere bestyrelsens beslutninger i denne henseende.

Uddannelse og oplysning: Bestyrelsen kan hjælpe med at oplyse medlemmerne om deres roller og ansvar. Dette kan gøres ved at afholde informationsmøder eller give vejledning om, hvordan man indsender forslag eller anmodninger til bestyrelsen. Bestyrelsen kan ligeledes deltage i kurser, der øger deres kendskab til bestyrelsesarbejdet.

En bestyrelsesmangel i en ejerforening er en udfordrende situation, men den kan overvindes med den rette tilgang og samarbejde fra ejer eller andelsboligforeningens medlemmer. At tage handling i tide for at afhjælpe denne mangel er afgørende for at opretholde en velfungerende og harmonisk forening, der fortsætter med at styrke ejendommens værdi og trivsel.

Har I problemer i jeres forening med at tiltrække bestyrelsesmedlemmer eller giver bestyrelsesarbejdet problemer, så tag en snak med jeres ejendomsadministrator herom – måske har vi et godt input til, hvad der kan gøres for at hjælpe.